I tidernas begynnelse lämnades skriftliga anbud endast på papper, men redan i början av 1800-talet var det tekniskt möjligt att sända dem med telegrafi. Det elektroniska mediumet har sedan utvecklats till radiotelegrafi, telex, teletex mm. Numera finns det uppsjöar av medium. De viktigaste som idag används inom professionellt inköp är:
Trots att det finns så många medium så kan man märka många inköpare, såväl som säljare, som envisas med att utväxla anbudskorrespondens på vanligt papper. En del lever i villfarelsen att det finns några särskild formkrav på anbud som gör att de måste lämnas på papper. I själva verket är det ytterst få typer av avtal som ställer krav på skriftlig anbudsutväxling, sällan den typen av avtal som inköpare blir inblandade i. Även inom offentlig upphandling är det tillåtet att använda elektronisk kommunikation. Här är det enda kravet att mediumet måste vara ”icke-diskriminerande”, dvs det måste vara allmänt tillgängligt. Dock måste s.k. upphandlingskontrakt upprättas i skriftlig form.
Man kan spekulera i varför pappersformatet ändå är så vanligt. En förklaring skulle förstås kunna vara att man inte litar på det elektroniska mediumet. Anbudslämnare ställer sig frågor som: ”kom anbudet fram i tid?”, ”finns det risk att mediumet förvränger innehållet?”, ”sprids innehållet vind för våg?” eller ”litar mottagaren på elektronisk korrespondens?”. Detta är kanske med viss rätta; det har väl hänt mer än en gång att epost (med stora filer) försvunnit, MS Word förvrängt innehåll eller att epost skickats till fel person.
Att använda elektroniska medium ställer högre krav på att avsändare och mottagare är observanta. Man behöver helt enkelt ha fler kontrollsystem för att se till att informationen hamnar rätt, samt att endast pålitliga medium och format används. Först när det finns på plats kommer pappersanvändandet att minska.
Lokalförsörjning är ett komplext pussel för offentlig sektor. Behovet av ändamålsenliga, hållbara och kostnadseffektiva lokaler förändras konstant i takt med att samhället förändras. Dessutom kräver processen ofta en tät samverkan mellan olika delar av offentlig sektor. Att hantera en hyresvärdsupphandling effektivt och optimalt är därför av högsta vikt inom offentlig sektor. För ett par decennier…
Direktupphandling är ett förfarande inom offentlig sektor som är avsett för upphandlingar med ett mindre värde där en omfattande process och dokumentation inte är nödvändig, eller där det är behov av ett snabbare agerande. Många organisationer upplever dock att direktupphandlingar inte riktigt fungerar som det är tänkt men genom att kombinera olika lösningar och insatser med ett helhetsperspektiv för organisationen kan man dock åstadkomma förbättringar.
RAQSCI har många användningsområden, t ex behovsanalys, utvärdering av upphandlingar och prioritering av uppföljningsarbete och är ett sätt att strukturera behov för att underlätta diskussioner och beslut om prioriteringar.