Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Hur stor ska en inköpsorganisation vara?

Många författare rundar den så viktiga frågan om hur många personer som ska arbeta med inköp. Även om det kanske inte går att ge några exakta siffror så kan man tycka att det är intressant att veta vilka faktorer som påverkar. Nåväl, det finns två kända författare: Michiel Leenders och Harold Fearon som forskat kring detta och de ger vissa indikationer.

Spendanalysen är som regel den första ansatsen. Den ger oss uppgifter om den totala spenden samt inom vilka inköpskategorier som pengarna spenderas. Högre spend kräver förstås mer arbetskraft. Leenders/Fearon menar dessutom att det finns en tendens att det går åt mindre personal i tjänsteproducerande sektor än vad det gör i tillverkande industri. Av detta skulle man kunna dra slutsatsen att tjänsteinköp är mindre personalkrävande.

Sättet att organisera sig påverkar personalbehovet. Ofta talar vi här i termer om centraliserat vs. decentraliserat inköp och däremellan olika hybridformer. Vid decentraliserat inköp kommer vi in på frågan vem som egentligen är inköpare. Det kan finnas funktioner som på ett företag kallas inköpare, medan på ett annat företag kallas de beredare. Det finns egentligen inga tydliga gränser för vem som kan kalla sig inköpare.

Därför finner man att ett företag med centraliserat inköp sannolikt finner fler som använder inköpartiteln än vid ett företag med decentraliserat inköp, men det är inte säkert att den totala numerären blir större. Snarare kan det vara så att för vissa typ av inköp (exempelvis tjänsteinköp) så blir en centraliserad organisation mer effektiv.

Roller och arbetsuppgifter är nog den faktor som är viktigast. Om man inte definierar inköpsorganisationens roll så är det helt omöjligt att tala om hur stor bemanning den ska ha. Ger vi inköparna en mer strategisk roll att driva inköpsstrategier inom olika kategorier så kommer det att kräva betydligt mindre bemanning än om den ska ha en operativ roll, med orderläggning, fakturahantering etc.

Inköpsstrategier är också en viktig faktor. Till att börja med gör vi våra klassiska köpa/tillverka-beslut, därefter kommer ett otal strategier om vertikal och horisontell integration etc. Sammantaget kommer dessa val att påverka personalbehovet.

7 kommentarer Hur stor ska en inköpsorganisation vara?

  1. >Det finns flera intressanta aspekter här…1. Vad är "inköp"? Det som ses som inköp i ett företag kan i ett annat företag ses som t ex. I vissa företag så är det bara de som jobbar med sourcing som kallas inköpare, medan operativt inköp inte alls är kopplat till någon inköpartitel.2. Komplexiteten i den egna organisationen påverkar behovet av resurseroch 3. Komplexiteten/förändringstakten i det man köper avgör också behovet av resurser.4. Kritiska inköpsområden kräver ofta fler resurser.5. Graden av styrning påverkar i hög grad resurserna. En organisation med tydliga ansvarsroller, beslutslinjer och processer kräver mindre resurser.6. Spend påverkar i liten grad resurserna. Ett avtal på 1 MSEK är inte "svårare" än ett på 5 MSEK.Rent generellt anser jag att en inköpsorganisation ska vara – för liten. Då tvingas man prioritera och fokusera. Risken för imperiebyggande minskar och man tvingas hela tiden skärpa sig.

  2. >Blev lite fel på min punkt 6. Det ska såklart vara: Spend påverkar i liten grad resurserna. Ett avtal på 5 MSEK är inte "svårare" än ett på 1 MSEK.

  3. >Nja, det där med spendpåverkan kan nog vara både och. Det är klart att ett större avtal inte är svårare. Men större spend drar med sig fler avtal. Vad avser den operativa delen så drar de större avtalen till sig mer resurser för orderläggning, leveransbevakning mm.Punkten 3 Förändringstakten tycker jag är ett intressant inspel. Det är helt klart en personaldrivande faktor.Det är ändå intressant att se hur stora skillnader det finns mellan olika företags inköpsorgnaisationer. Det finns företag där 10% arbetar som inköpare, medan det finns andra som inte har en enda. Det är kanske så att man inte ska hänga upp sig på vem som använder inköpartiteln eller inte. Det är kanske mer relevant att se vilka personer som verkligen arbetar med extern anskaffning.

  4. >Varför skulle en större spend på ett område ge fler avtal? Är det inte snarare så att spendens spridning på olika kategorier som driver antalet avtal och därmed resursbehovet?Större avtal innebär heller inte med automatik mer operativa resurser. Det är väl snarare hur köpbeteendet ser ut som avgör arbetsinsatsen. Håller med dig om att antalet personer med inköp i sin titel eller antalet personer i inköpsorganisationen säger väldigt lite om antalet inköpare i en organisation.

  5. >Det beror förstås en del på hur inköpsstrategierna ser ut. Men det är långt ifrån alltid som man lyckas hålla sig till ett avtal per inköpskategori. Det kan finnas tekniska, geografiska, tidsmässiga faktorer som tvingar inköparen att sitta med en flora av avtal, även om man inte ens har den ambitionen.Det är ju inte så att ett hundra procent större avtal drar hundra procent mer resurser, men jag menar nog att avtalets storlek har en påverkan, precis som köpbeteendet påverkar. Som jag skrev i inledningen så finns det tyvärr inte så mycket skrivet om den här frågeställningen. Innan jag skrev inlägget så plöjde jag ett stort antal artiklar i Emerald och Wiley Online, men det fanns nästan inget skrivet. Så det blir en hel del eget tyckande och lite vetenskapligt stöd för teorierna.

  6. Jag undrar lite över olika fördelar med Hybrid modellen , varför använder sig många stora företag sig av den?

  7. Många organisationer har en väldigt ambivalent inställning till graden av centralisering. I en del fall svänger det mellan ytterligheterna. Man kör centraliserat några år, men sen tycker man det är för mycket nckdelar med det och väljer att decentralisera eller tvärtom. Andra organisaonter kombinerar modellerna för att ta det bästa ur varje.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Läs mer om inköpsorganisation


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
  • Träna din inköpsorganisation

    träning och utbildning i inköp Behöver du utbilda din inköpsorganisation? EFFSO Skills erbjuder skräddarsydda träningar inom inköpsområdet.
    EFFSO Skills
  • Söker du nya utmaningar?

    EFFSO utvecklar inköpsorganisationer Letar du efter ett nytt intressant jobb inom inköp? EFFSO rekryterar inköpare till spännande tjänster. Läs om våra aktuella rekryteringar eller skicka in ditt CV.
    Sök inköpsjobb