Vitsen med många e-order-system är att få en obruten kedja från behovsframställan till fakturabetalning, många kallar det P2P (Purchase to Pay). Syftet är processeffektivisering, kontroll samt bättre inköp.
Vägen till en fungerande P2P-lösning är sällan helt problemfri. I våras belystes några problem utifrån Katarina Arbins avhandling. Surfar man runt på internationella bloggar och hemsidor kan man hitta fler problem, exempelvis:
Utav dessa skulle jag vilja dra fram avsaknad av inköpsstrategier som ett av de främsta problemen. Olika inköpskategorier ger oss olika inköpsstragier, dessa i sin tur ger olika inköpsprocesser. Vi kommer till det faktum att systemlösningen måste kunna hantera flera olika inköpsprocesser. Tyvärr bygger många system på katalogbaserade avrop. Katalogen byggs upp av inköparen som tecknar avropsabaserade ramavtal för alla vanliga produkter. Problemet är att det finns ramavtal av annan natur; exempelvis abonnemangsavtal, hyresavtal eller förbrukningsavtal. Till detta kommer projektköp och allehanda ’ad hoc’-köp. Vi måste alltså definiera processer för alla våra inköpskategorier. Så här kan det exempelvis se ut:
Purchase-to-Pay-processer
Den här kartan blir en vägledning till hur P2P-systemet skall byggas upp samt i vilka fack man kan sortera in de olika inköpskategorierna. En välritad karta av ovanstående slag är sannolikt en av nycklarna till framgång.
För några år sedan blev molntjänster i ropet. Men egentligen var det ingen nyhet. Molnet fanns ju redan på 90-talet, t.ex. som Hotmail som skapades 1996. Nytt är att förhållandevis avancerade system letar sig ut i molnet. Det finns molntjänster för HR, redovisning, projektledning och givetvis inköp. Och man kan fråga sig vilka fördelar som…
Olika stödsystem kan användas för att strukturera inköpsarbetet och även visualisera den kostnadsmassa som bearbetas. Här följer en kortare genomgång av några olika typsystem: Spendsynlighet (spend visibility) Detta handlar om att åskådliggöra sin spend. För ett mindre företag kan kalkylark i excel vara tillräckligt. För större företag blir det dock besvärligt att få en helhetssyn med excel…
I tidernas begynnelse lämnades skriftliga anbud endast på papper, men redan i början av 1800-talet var det tekniskt möjligt att sända dem med telegrafi. Det elektroniska mediumet har sedan utvecklats till radiotelegrafi, telex, teletex mm. Numera finns det uppsjöar av medium. De viktigaste som idag används inom professionellt inköp är: telefax CD-rom e-post flashminne (USB-sticka) FTP-server leverantörsportal….