På inköpsavdelningar hör man argument som ”vi måste minska våra relationskostnader, därför ska vi minska antalet leverantörer” eller ”konkurrensen är dålig, därför ska vi öka leverantörsbasen”. Men vilken strategi är bäst? Kan strategierna samexistera?
Först bör man skilja på leverantörsmarknaden och de leverantörer som vi gör affärer med. Vad gäller leverantörsmarknaden så är nog de flesta överens om att det är en fördel om det finns många aktörer på denna. Många aktörer borgar för konkurrens och därmed olika koncept och drivkraft för utveckling av bättre produkter. Är leverantörsmarknaden monopolistisk kan köparen bli tvungen att stimulera denna genom att utveckla nya leverantörer. I de flesta fall är dock frågan om leverantörsmarknadens struktur frikopplad från leverantörsreskontrans storlek.
Att konkurrensutsätta leverantörer är ett nöje bland många inköpare men nöjet kan sätta krokben på sig själv. Om vi bara konkurrensutsätter och byter leverantör som vi byter skjorta så kommer osäkerheten och bytandet göra att vi aldrig hinner utveckla några djupare affärsrelationer. Produktutveckling, processutveckling etc kommer i skymundan, vilket kan leda till att vårt eget företags konkurrenskraft faktiskt kan försvagas. För vissa strategiska produkter måste vi välja nyckelleverantörer, vilka vi utvecklar och fördjupar samarbetet med.
Relationskostnaderna är en av de viktigaste parametrarna i våra vägval. Relationskostnaderna är alla kostnader som uppstår för att etablera och förvalta en leverantörsrelation. Dessa kan vara allt från upphandlingskostnader till leveransbevakning eller fakturahantering. Redan när vi gör vår köpa/tillverka-analys tar vi hänsyn till dessa och de bli ännu viktigare när vi bestämmer leverantörsantalet. I vissa avseenden är relationskostnaderna konstanta oavsett hur mycket vi köper av en leverantör. Detta gör att relationskostnadernas relativa andel av anskaffningskostnaderna ökar när inköpsvärdet minskar. Exempelvis kan en volymvärdesanalys per leverantör se ut på följande sätt:
Inköpsvolym vs relationskostnad per leverantör
Vi kan dra slutsatsen att för leverantörer eller inköpskategorier med höga inköpsvärden så blir relationskostnaden inte speciellt betydelsefull, medan vid låga inköpsvärden så blir den så viktig att vi definitivt bör minska antalet leverantörer, antingen genom volymsammanslagning eller horisontell integration.
De inköpta produkternas karaktär är i många fall helt avgörande för hur många leverantörer vi ska ha. Exempelvis leder ofta investeringsköp till val av fåtal leverantörer, i många fall bara en. Dels för att den inköpta kvantiteten är så liten i antal att den inte är delbar, dels därför att eftermarknadsköp blir besvärliga om alltför många varianter uppträder. Däremot ställer köp av direkt material många gånger krav på flertal leverantörer. Dels ställer våra kunder krav på olika varianter och kvalitéer som bara kan anskaffas av olika leverantörer, dels kanske vi inte kan hitta en leverantör som ställer upp med leveransåtagande för hela den volym vi behöver köpa. Just att kunna säkra leveranser driver många gånger fram krav på att ha fler leverantörer än vad som egentligen är önskvärt ur ett relationskostnadsperspektiv.
Ovanstående resonemang kan klassificeras som inköpsstrategier i Kraljics matris:
Kraljicsmatris för leverantörsantal
Till sist kan man fundera på om de i inledningen nämnda citaten alltid bygger på strategisk analys? Sannolikt är det en och annan gång de snarare bygger på inköpspolitik eller vanlig enkel bekvämhet. Här gäller det alltså att få hela truppen med oss så att rätt strategi används i rätt sammanhang.
