De flesta inköpare håller ett internt möte före själva förhandlingen, med syfte att förberedda sig. Vid stora förhandlingar hålls inte ett möte, det kan vara tio, där taktiken hamras ut. Oavsett antalet förmöten så brukar jag vilja hålla ett möte om cirka en timme som förläggs precis före förhandlingen. Syftet är förstås att gå igenom spelreglerna och ’coacha’ teamet. Så här skulle en agenda kunna se ut:
Målet med förhandlingen, dvs vad ska vi åstadkomma. Det finns ju inte någon urtypsförhandling, alla är olika. Ibland kanske vi bara ska skicka iväg ett budskap. Nästa gång är det en reaktionskontroll. I många fall är givetvis syftet att enas om villkoren för ett avtal. Det gäller här att hela förhandlingstruppen förstår vad vi ska göra i förhandlingen.
Förhandlingsmandatet måste vara tydligt för samtliga närvarande. Mandatet sätter de yttersta gränserna för vad som få accepteras. Ofta är mandatet uppdelat i de klassiska begreppen MÖR och MAR, vilka måste vara tydliga. Det bör också tydliggöras vem i truppen som ytterst fått mandatet och vem som kan avgöra när olika MAR-gränser får passeras.
Rollbeskrivningarna kan ibland behöva förtydligas. I de flesta fall är rollerna ganska givna, men det kan ibland vara nyttigt att trycka på att vissa vapendragare ska ha mer eller mindre framskjuten roll. Det brukar vara i synnerhet viktigt att klargöra förhandlingsledarens roll. Det är förhandlingsledaren som bestämmer när olika personer i den egna truppen för talan, detta är en viktig disciplinfrågan som alltid bör tas upp. Överhuvudtaget är disciplin viktigt att diskutera, ty det är många som – i stridens hetta – vill ge sig in i eldgivningen. Likaså är det många som vill fingra på avtryckaren under stunder av eld upphör, då vi inköpare vill få till den berömda tystnaden.
Pausregler kan ibland behöva överenskommas. Pauser behövs ofta när någon i förhandlingstruppen upplever en osäkerhet. Motparten har gjort ett utspel och truppen behöver kolla något eller omarbeta taktiken. Det kan vara nyttigt att ha någon form av överenskommelse om när paus kan påkallas och gärna att sådan paus kan påkallas genom något diskret tecken.
Till sist kan det vara lämpligt att ha en visitation av vapendragarna. Vilka dokument har de med sig? I princip accepteras bara förfrågningsunderlag, leverantörens anbud/avtal samt kommentarer på leverantörens anbud/avtal. Det är många som vill ta med sig samtliga anbud, anbudsutvärderingar etc, dokument som om de uppvisas av olyckshändelse kan röja egna eller konkurrenters positioner.
