Första gången jag såg en avtalsportal var 1994, då var den tryckt på papper och bar namnet Avtalshandbok. Den var företagsspecifik och gavs årligen ut av inköpsavdelningen, vissa flikar gavs ut kvartalsvis. Den första elektroniska avtalsportalen såg jag nog 1998, vilken var en koncerntäckande LotusNotes-databas. Sen har namnen, formaten, medier, innehåll, syften etc formligen exploderat i omfattning.
Syftet med avtalsportalen finns någonstans mellan en styrande och stödjande funktion. För att kunna avgöra om en viss del ska vara styrande eller stödjande så måste vi fastställa vem som är mottagaren. Vänder vi oss till en snäv krets strategiska inköpare så kanske innehållet blir mer stödjande. Vänder vi oss till den breda massan i en koncern kanske behovet att styra blir större. Nedan har jag ritat upp exempel på hur några typer av innehåll skulle kunna klassificeras, men se inte exemplet som vägledande utan bara som ett prov på klassificering. Var och en som bygger en avtalsportal får rita sin egen karta.
Styrande eller stödjande funktion
Jag menar att avtalsportalen är en del av inköpsprocesserna, den som kallas kommunikationsprocessen. Därför bör man ha någon slags kommunikationsmodell i bakhuvudet när man arbetar med en avtalsportal. Ta exempelvis
Shannons kommunikationsprocess som jag nämnde i höstas, den säger att det är viktigt att tänka på hur vi
kodar budskapet. Låt oss säga att vi vill sprida information om våra ramavtal, då bör vi allra högst grad fundera på vem som är mottagare. Är mottagarna strategiska eller taktiska inköpare med stor avtalsvana så är det lämpligt att lägga ut avtalen i fulltext. Om mottagarna däremot skulle vara avropare ute i organisationen så bör vi överväga att istället publicera viss nyckelinformation om avtalen.
Shannons modell talar också om
återkoppling (feedback), något som kan vara lite trixigt vid masskommunikation. Nya elektroniska format och medier öppnar möjligheterna. Det allra enklaste är den besökarstatistik som går att få fram ur såväl interna och externa webbplatser. I statistiken går det att se vad besökarna läser, hur ofta och hur länge. Ta exempelvis den här bloggen där besökarna främst läser om e-sourcing, kommunikation, nyckeltal och kategoristyrning, inte förvånande skapas det många nya inlägg om dessa ämnen:-) En annan möjlighet i elektroniska medier är möjligheten till återkoppling via enkäter, scorecarding och liknande. I mitt inlägg om
leverantörsportalen skapade jag ett
exempel som visar hur detta kan gå till. På samma sätt som leverantörerna får fylla i enkäter, rapporter, prognoser etc kan man uppmana medarbetare att
bedöma leverantörer, ramavtal eller lämna förbättringsförslag.
De allra flesta skarpa exemplen ligger tyvärr bakom brandväggar, säkerhetslösningar och sekretess så tyvärr går det inte att exemplifiera så mycket, men ett par bra portaler har jag hittat på nätet:
APSE, Avtalspaket för Skogsentreprenad är en avtalsportal riktad till beställare av skogsentreprenader. Portalen är främst av stödjande karaktär, vilket beror på att medlemmarna består av fristående företag utan gemensam ledning. Jag tycker att APSE lyckats bra med att skapa produktunika kontraktsmallar inom sitt område, sannolikt resultatet av en väl genomförd analys av inköpskategorier. Nyhetsspalten på framsidan gör portalen mer levande och ger besökarna en anledning att återvända oftare. Levande information och interaktivitet är två områden som gör webbplatser mer intressanta.
Avropa.se eller Statlig inköpssamordning är en gammal klassiker som nog de flesta sett. Portalen syftar till att publicera statligt upphandlade ramavtal och blir för statliga organisationer mycket mer styrande. Informationen läggs ut med korrekthet, dvs utan någon större analys av vem som är mottagare. Jag har själv läst den många gånger, men man kan fråga sig om de avsedda mottagarna läser den så ofta.
Sammanfattningsvis har jag funnit följande innehåll på avtalsportaler:
- Förteckning över fullmakter (firmateckning)
- Beskrivningar av inköpsprocesser
- Policyer
- Ramavtal (sammanfattning eller fulltext)
- Leverantörsregister
- Produktregister
- Varningslistor
- Kontraktsmallar
- Checklistor
- Sourcingträd/spendträd
- Nyheter
- Scorecards, enkäter o.dyl.
Fler tips om innehåll emottages tacksamt.
