Inköpsbloggen

En inspirationskälla för professionella inköpare

Inköpsorganisationens arbetsfördelning

Jag frågade mig hur man kan fördela arbetsuppgifterna inom en inköpsorganisation. Efter lite funderande kom jag fram till fem modeller som jag stött på. Det kan nog finnas fler, så jag tar tacksamt emot synpunkter. Modellerna förekommer sällan renodlade utan de kombineras nästan alltid.

Arbetsfördelning på inköpsavdelningen

Inköpskategorier är ett sätt att kategorisera organisationens behov och de köpta produkterna. Produkter med likartad karaktär är utgångspunkten för varje inköpskategori. I en del fall har man gjort någon form av sourcingträd där kategorier aggregeras i flera nivåer. Exempelvis kan en person arbeta med kontorsmaterial medan en annan har råvaror till produktionen. Inköpskatgeorierna fördelas först på arbetsgrupper därefter på individer. Fördelen med denna modell är att inköparna lär sig produkterna och marknaden.

Leverantörsansvariga tillämpas av en del organisationer där man har några stora nyckelleverantörer för vilka man vill skapa tydliga kontaktvägar via inköpsorganisationen. Leverantörsansvarig är något av en motsvarighet till säljarkårens KAM (Key Account Manager). Den leverantörsansvarige arbetar då enbart mot ett fåtal leverantörer. Detta har jag sett vara vanligt inom IT-kategorier, där långsiktiga relationer förhärskar. Fördelen med detta är att man kommer att skapa bättre relationer med nyckelleverantörerna.

Intressenter är de interna parter som har behov av produkter eller är kravställare. Inköparen kommer att arbeta mot definerade intressentgrupper. Exempelvis kan en inköpare arbeta mot verkstadsproduktionen som behöver investeringar. En annan inköpare arbetar mot konstruktionsavdelningen som utvecklar nya produkter och behöver komponenter som ska ingå i dessa. Fördelen med detta arbetssätt är att interna kunder känner att de får bra stöd.

Funktionsfördelning innebär att individer eller arbetsgrupper får särskilda funktioner. Exempelvis kan det finnas en upphandlingsfunktion eller en orderfunktion. För de som bekänner sig till den vanweelianska läran används ofta termerna strategiskt, taktiskt och operativt som summerar upp flera arbetsmoment. Exempelvis arbetar strategen med kategoristyrning, taktikern med upphandling och den operativa med orderstöd. På större företag bildar man separata inköpsavdelningar för de tre områdena; inom varje avdelning fördelar man sen per inköpskategori. Fördelen med denna modell är att de tre områdena motsavarar vissa kompetensprofiler, vilket gör det lätt att matcha mot olika individer.

Fördelning efter strategi och process innebär att inköpsstrategier aggregeras så att olika individer eller grupper endast arbetar med inköpskategorier som beslutats falla under en viss inköpsstrategi. Eftersom en inköpsstrategi ofta ger en arbetsprocess och metodik så lär man sannolikt bli vassare om man hela tiden arbetar enligt samma process. Exempelvis har jag sett hur man kan klassificera arbetsuppgifterna enligt Kraljics matris:

Inköpsavdelningen enligt Kraljics matris

Som jag sa så kombineras alla modellerna och det går inte alltid tydligt att se vilken modell ett företag valt. Många gånger är det historiska skäl och egen erfarenhet som satt arbetsfördelningen inte någon djupare analys. Jag vill inte uppmana någon att ompröva vald modell, men ibland tror jag att man kan behöva reflektera över de modeller som finns, därför skrev jag detta inlägg. Lämna gärna synpunkter om du tycker att det finns fler modeller, bra som dåliga.

Powerpoint med bildmaterialet:
Inköpsorganisationens arbetsfördelning

2 kommentarer Inköpsorganisationens arbetsfördelning

  1. >Intressant uppdelning i olika sätt att se på det.I praktiken är det väl så att kategori/produkt, leverantör och intressant oftast sammanfaller.- De flesta leverantörer är verksamma inom endast en kategori.- De flesta kategorier riktas mot i huvudsak en intressent.(Kanske även process är sammanfallande eftersom upphandlingsprocesserna och de verktygen ofta är de samma inom en kategori.) Ett sätt att undvika alltför stor uppdelning i den egna organisationen är att definiera indelningar som gör de här områdena så sammanfallande som möjligt.Det innebär att vi måste ibland bryta oss från invanda saker, t ex kanske vi måste organisera oss efter lite större segment av intressenter för att undvika suboptimering.

  2. >Jo, jag håller med, många gånger sammanfaller kategori, intressent, process och leverantör, men långt ifrån alltid. Sammanfaller de så blir uppdelningen ganska lätt. Så kan man få dem att sammanfalla så är det idealiskt.Själv arbetar jag mest mot intressent, så jag måste hela tiden anpassa strategi och process beroende på vad det är som ska köpas. Detta eftersom intressenten har ganska varierande behov; alltifrån ad hoc-köp till repetitiva köp eller investeringar.Det som jag kan tycka stå lite i motsats är funktion vs strategi. Om vi exempelvis organiserar oss med en taktisk upphandlingsfunktion så måste denna vara beredd att hantera olika strategier och processer. Jag kan se en risk att funktionen vill inordna sitt liv efter EN standardiserad upphandlingsprocess, som inte kan ta speciellt mycket hänsyn till olika strategier. Med andra ord kanske vi hamnar i det klassiska "one size fits all".

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Läs mer om inköpsorganisation


Dela med dig:
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Twitter
  • email
Skriv ut: Skriv ut:  
  • Ladda ner White paper

  • Verktyg för spendanalys

    Vill Du få kontroll över din inköpsvolym? Behöver Du ett verktyg för spendanalys?
    Spendency