Jag gjorde en studie av inköpspolicyer. Ganska snabbt insåg jag att ordet inköpspolicy är ganska fritt tolkat och man kan finna en rad olika former. I denna kartläggning har jag försökt sålla ut grundläggande typer samt att rita någon slags karta.
Det som slog mig först är att det varierar mycket vem som inköpspolicyn riktas till. En del riktar den till leverantörer, andra riktar den till den egna inköpsorganisationen och några riktar den till båda. Det andra jag iakttog var detaljstyrningsgraden. En del talar bara i visionära termer om syften, andra sätter upp regelverk som börjar likna handböcker. Sammantaget så ser min karta över insamlade begrepp ut på följande sätt:
Gränserna mellan de olika begreppen är dock inte helt tydliga, utan man ser många policyskribenter som blandar och ger. Men vad innehåller då de olika begreppen?
Inköparpolicyn är en term jag konstruerat själv för att beteckna den allmänna politik som inköparna har att förhålla sig till. Ofta bygger denna på företagets affärsstrategier. Här trycker man fram prioriteringar mellan kostnader, kvalitet, produktledarskap, utvecklingssatsningar etc. Vissa övergripande inköpsstrategier kan också prioriteras, exempelvis konkurrens, leveranssäkring, leverantörssamarbeten. Etik kan också behandlas här. Enligt inköpsstandarden CWA 15896 så avser ordet inköpspolicy just en policy för den egna inköpsorganisationen.
Leverantörspolicyn motsvarar inköparpolicyn men riktad mot leverantörerna. Skillnaden är att den är mer allmänt hållen, eftersom man inte vill riskera att läcka ut företagets alla affärsstrategier. Därför är det vanligare att den talar i visionära ordalag om kvalitet och kostnader. Etiska frågeställningar kan dock vara desamma.
Kommunikationspolicyn talar om hur parterna bör kommunicera. Exempelvis kan den behandla informationsvägar och uttrycksätt.
Kvalitetspolicyn bygger även den på affärsstrategier. Den kan utöver allmänna strävanden gå in på metodik och organisation.
Kostnadspolicyn instruerar inköparen hur han ska förhålla sig till kostnader, såväl intern som extern spend.
Uppförandekod finner man mest i konsumentnära företag. Det är ett regelverk som bestämmer hur leverantörerna ska förhålla sig i en rad sociala frågor kring anställda samt miljöfrågor.
En produktvalspolicy stipulerar mer exakta krav för val av produkt. Exempelvis skulle det kunna stå att endast miljömärkta produkter köps in eller att man bojkottar produkter av en viss nationalitet.
De riktigt stora regelverken finner man i inköpshandbok och leverantörshandbok. Dessa är egentligen inte att betrakta som policydokument, utan tvärtom så finner jag att vissa policyer är, på grund av sin detaljstyrning, att betrakta som handböcker.
Hur ska då en optimal inköpspolicy se ut? Tyvärr tror jag frågan måste lämnas obesvarad, därför att det beror så mycket på syften och mottagare. Först måste man bestämma vad som ska åstadkommas och vilka som ska påverkas. En liten organisation har kanske inte så stort behova av att styra och leda den egna organisationen, här kommer snarare fokus att ligga på leverantörssidan. I den stora organisationen, som kanske har decentraliserat inköp, så är det minst lika viktigt med internt ledarskap såsom extern styrning.
Efter att ha läst ganska många policyer så är mitt generella råd att försöka dela upp policyn i flera dokument; dvs några för leverantörssidan och några internt; några visionära och några andra detaljstyrda. Uppdelningen behöver på intet sätt se ut som min karta ovan, men jag tror ändå en uppdelning kan gagna saken.
Powerpoint:
Inköpspolicy
Försörjningsstabilitet är en av de faktorer som bygger en organisations robusthet, dvs. förmåga att hantera störningar i omgivningen. Det handlar om att skapa stabila försörjningskedjor av varor och tjänster. Inköp spelar en viktig roll i det arbetet när det gäller att hantera valet mellan en och flera leverantörer, geografi och relationen med våra leverantörer.
Att skapa robusthet innebär att vi agerar på det som vår analys visar. Det är inte ett arbete som görs en gång – det är något som måste ske regelbundet som en naturlig del av verksamheten. Omvärlden förändras och det gör även vårt företag eller vår organisation. Det är det som robusthet handlar om – att hantera förändring. Bäst är om vi kan agera innan det händer något!
Risk- och sårbarhetsanalyser hjälper oss att skapa robusta, hållbara, effektiva, välfungerande organisationer och företag. När världen blir mer komplex blir förmågan att identifiera, värdera och åtgärda risker och sårbarhet alltmer viktigt. För vi vet att saker kommer att hända som är utanför vår kontroll. Det som är avgörande för vår framgång är vår förmåga att hantera dem. Och för att hantera riskerna måste vi veta vilka de är, vilka som påverkar oss mest och hur motståndskraftiga vi är.